15 paź Zamień „Język biznesu” na język projektów

Zamień „Język biznesu” na język projektów. [2/4]

To drugi post z serii o 4 rzeczach, które chciałabym usłyszeć wcześniej w karierze. W pierwszym rozmawialiśmy o różnicy między potrzebą biznesową a prośbą biznesu. Dziś czas na drugi klucz do wpływu.

Przez lata zastanawiałam się, czym jest ten mityczny „język biznesu”. Słyszałam o nim wszędzie w postaci zarzutów: takich jak „HR nie mówi językiem biznesu”.

Szukałam podręczników. Kursu online. Choćby słownika. Nie znalazłam.

Może zamiast szukać czegoś, czemu brakuje jasnych ram i definicji iść w stronę sprawdzonych sposobów rodem z najlepszych projektów?

Moja rewolucja komunikacyjna

Przestałam szukać języka biznesu. Zaczęłam mówić językiem projektów.

I to była prawdziwa rewolucja.

Przykład, który wszystko zmienił

Wyobraź sobie dwie sytuacje:

Sytuacja A:
Przychodzę na spotkanie i mówię: „Chciałabym przedstawić Wam pomysł na nowy onboarding. Na kolejnych slajdach pokażę Wam co dzięki niemu osiągniemy”
Prezentuję kilkanaście slajdów. Trwa to 30 min.
Wychodzę z niczym.

Sytuacja B:
Przychodzę na spotkanie i mówię jak rasowy Project Manager:

„Celem tego projektu jest wdrożenie nowego procesu onboardingu, który zmniejszy odsetek osób rezygnujących z pracy w pierwszych 30 dniach od zatrudnienia o 5 p.p. oraz skróci czas wdrożenia naszych pracowników z 90 do 70 dni, czego efektem będą oszczędności szacowane na poziomie 90 tys. zł miesięcznie.

Skupiamy się na samym procesie i jego optymalizacji, bez rozwijania nowych materiałów szkoleniowych czy paczek onboardingowych.

Projekt zaczynamy we wrześniu, nowy proces planujemy wdrożyć w grudniu.”

Mam tylko jeden slajd. I wokół konkretnych tematów toczy się spotkanie.

Czujesz różnicę?

Co się tu zadziało?

Sytuacji A widziałam setki, sama w nich kiedyś uczestniczyłam po stronie prezentującej. Wyniki były różne – zazwyczaj dla mnie niezadowalające.

W sytuacji B od razu:

✅ Mówię o problemie: rezygnacje w pierwszym miesiącu
✅ Definiuję cel: nowy proces onboardingu
✅ Pokazuję, co mierzymy: odejścia, czas wdrożenia, koszty
✅ Prezentuję wymierne korzyści: mniej odejść, krótszy czas, oszczędności
✅ Określam zakres: co robimy, a czego nie robimy
✅ Daję ramy czasowe: początek i koniec (bez tego to nie projekt!)

Dodatkowo mogłam wspomnieć o zasobach i zidentyfikowanych ryzykach.

Właściwie w pierwszych 2 minutach prezentuję wszystko czego potrzebuję. Zostawiając kolejne 20 minut na wartką dyskusję, a nie nudne slajdy.

Składniki „języka projektów”

Językiem projektów jest komunikacja przez pryzmat 6 kluczowych elementów:

1. Cel – co chcemy osiągnąć?
2. Zakres – co robimy, a czego nie robimy?
3. Budżet – ile to kosztuje?
4. Harmonogram – kiedy zaczynamy, kiedy kończymy?
5. Uczestnicy – kto jest zaangażowany?
6. Ryzyka – co może pójść nie tak?

To nie jest skomplikowane. To jest konkretne.

Dlaczego to działa?

Bo zamiast:
„Chcę zrobić fajny onboarding” lub „mam taki pomysł na..”

Mówisz:
„Mam rozwiązanie konkretnego problemu, które przyniesie wymierne korzyści w określonym czasie”

Stakeholderzy nie muszą zgadywać:

• O co Ci chodzi
• Po co to robisz
• Ile to będzie kosztować
• Kiedy zobaczą efekty
• Co dokładnie dostaną

Wszystko jest jasne od pierwszego zdania – im pozostawiasz decyzję, czy zainwestują w to dodatkowe zasoby.

Moja obserwacja po latach

Po przejściu na „język projektów” zauważyłam, że:

• Spotkania są krótsze – nie ma miejsca na domysły
• Decyzje zapadają szybciej – wszystkie informacje są na stole
• Łatwiej uzyskać budżet – założenia są zrobione, efekty policzone
• Jestem postrzegana inaczej – bardziej profesjonalnie

Najważniejsze? Stakeholderzy zaczęli mi ufać.

Bo przewidywalność to jeden z filarów zaufania, o których pisałam w TYM poście.

Kolejna lekcja czeka

W trzecim poście opowiem Ci o rzeczy, która brzmi banalnie, a wykłada się na niej większość specjalistów.

A jeśli chcesz więcej praktycznych narzędzi do komunikacji ze stakeholderami, w książce „Twoja firma, nasza marka” znajdziesz gotowe szablony i przykłady transformacji komunikacji z „HR-owej” na projektową. To naprawdę game changer.

A do 30.11.2025 możesz kupić książkę aż 33% taniej z kodem „CzarnaOwca” TUTAJ

Nie przegap tej okazji! 🙂

Inne posty z tej serii:

POST 1/4: Masz wpływ. Korzystaj z niego.

POST 3/4: Co robisz w pracy? O sztuce odpowiedzi na to pytanie

POST 4/4: Nie wspierasz biznesu. Współtworzysz organizację.