16 mar 7 kroków do pewności siebie na biznesowych spotkaniach

Czy zdarzyło Ci się opuścić spotkanie, czując nieprzygotowanie?

Myślę, że taka sytuacja mogła spotkać każdego z nas. Ręka do góry, kto nigdy nie wymyślił nagłej „ważnej sprawy”, żeby tylko nie pojawić się na spotkaniu, do którego nie czuł się gotowy! Stres związany z nieprzygotowaniem, strach przed trudnymi pytaniami czy obawa przed oceną ze strony innych uczestników – to uczucia, które dobrze znamy, szczególnie gdy pracujemy w obszarach tak ekspozycyjnych jak employer branding czy HR.

Po 14 latach pracy w employer brandingu, zarówno w korporacjach jak i prowadząc własną działalność doradczą, wypracowałam kilka sprawdzonych sposobów, które pomagają mi zachować spokój i profesjonalizm nawet podczas najbardziej wymagających spotkań biznesowych.

Dlaczego właściwie unikamy spotkań?

Zanim przejdziemy do konkretnych rozwiązań, warto zatrzymać się na chwilę i zastanowić, co naprawdę powoduje, że chcemy „zniknąć” przed ważnym spotkaniem:

• Strach przed oceną – „Co oni sobie o mnie pomyślą, jeśli nie będę znać odpowiedzi?”
• Niepewność – „O co właściwie chodzi na tym spotkaniu i czego ode mnie oczekują?”
• Perfekcjonizm – „Muszę być przygotowana na WSZYSTKO” (a to przecież niemożliwe!)
• Wcześniejsze negatywne doświadczenia – „Ostatnim razem było fatalnie, więc teraz pewnie będzie tak samo…”

Rozpoznanie prawdziwych przyczyn naszego dyskomfortu to pierwszy krok do poradzenia sobie z nim. Następnie możemy zastosować poniższe strategie, które wielokrotnie sprawdziły się w mojej codziennej praktyce zawodowej.

Siedem kroków, które zawsze mi pomagają

1. Zdefiniuj cel i oczekiwania

Zadaj sobie fundamentalne pytania: O czym jest to spotkanie? Jaki jest jego cel? Czego oczekuje się ode mnie?

Często niepokój wynika z niejasności. Jeśli agenda spotkania jest enigmatyczna lub zbyt ogólna, nie czekaj – zapytaj organizatora wprost. Możesz napisać krótki e-mail:

„Dzięki za zaproszenie na spotkanie. Żebym mogła się lepiej przygotować, powiedz proszę, jakie konkretnie aspekty będziemy omawiać?”

Taka prośba nie tylko pomoże Ci się lepiej przygotować, ale też pokaże Twoją proaktywność (a to zawsze na plus!).

2. Przemyśl pytania – te łatwe i te trudne

Poświęć chwilę na zastanowienie się: Jakie pytania mogą paść w Twoją stronę? Zarówno te, na które znasz odpowiedź, jak i te, które mogą być „problematyczne”.

Pomocną techniką, którą stosuję od lat, jest zapisanie wszystkich możliwych pytań, a następnie podzielenie ich na trzy kategorie:

• Pytania, na które znam odpowiedź (zielone)
• Pytania, które wymagają dłuższego przygotowania (żółte)
• Pytania, na które obecnie nie znam odpowiedzi (czerwone)

Dla żółtych przygotowuję krótkie notatki. Dla czerwonych – otwarcie komunikuję, że potrzebuję więcej czasu na znalezienie odpowiedzi. Uwierz mi – lepiej powiedzieć „sprawdzę to i wrócę do Ciebie” niż wymyślać odpowiedź na poczekaniu!

3. Znajdź sojuszników i ekspertów

Kto może znać odpowiedzi na trudne pytania? Doproś te osoby do spotkania. Niech będą Twoim wsparciem i źródłem wiedzy dla wszystkich.

W EB często korzystam z wiedzy ekspertów z różnych działów – rekrutacji, marketingu, komunikacji wewnętrznej czy HR. Nie muszę wszystkiego wiedzieć sama (i Ty też nie!), ale muszę wiedzieć, kto może dostarczyć potrzebnych informacji.

Przed spotkaniem po prostu dzwonię lub piszę:

„Cześć Aniu, jutro mamy to spotkanie z zarządem o w sprawie wyników nowej kampanii rekrutacyjnej. Masz świetne dane o wynikach poprzednich działań – mogłabyś wpaść na 15 minut i je przedstawić? Byłoby super!”

Większość ludzi chętnie pomoże, gdy poprosisz ich o podzielenie się ich wiedzą.

4. Przekształć spotkanie w okazję do nauki

Wykorzystaj spotkanie jako szansę na poszerzenie swojej wiedzy. Jakie pytania masz do swoich klientów, innych uczestników spotkania?

Przygotuj własne pytania, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć kontekst, oczekiwania i wyzwania. Dzięki temu nie tylko zdobędziesz cenną wiedzę, ale też częściowo przejmiesz kontrolę nad przebiegiem spotkania (sprytne, prawda?).

Na przykład:

• „Co Was najbardziej martwi w obecnej sytuacji rekrutacyjnej?”
• „Które z naszych działań EB uważacie za najbardziej skuteczne?”
• „Co według Was wyróżnia naszą firmę jako pracodawcę?”

5. Zarządzaj oczekiwaniami i zadaniami

„Przychodzisz z pytaniem, wychodzisz z zadaniem” – to moja ulubiona zasada! Nie daj się zasypać toną próśb i rzeczy do „szybkiego sprawdzenia”. Zaangażuj pytających w zdobycie części informacji, których sami szukają.

Kiedy ktoś prosi Cię o informacje lub analizy podczas spotkania, zamiast automatycznie przyjmować zadanie, możesz odpowiedzieć:

„Rozumiem, że zależy Ci na szybkiej kampanii na już, która pomoże w pozyskaniu idealnych kandydatów. Czy możesz podesłać, ile osób obecnie poszukujecie i jakie działania do tej pory były kierowane do grupy docelowej? To bardzo pomoże w ulepszeniu działań”

Zadanie, nawet drobne może znacznie usprawnić Twoje działania oraz pokaże drugiej stronie, że trzeba się angażować, by osiągać wspólny sukces.

6. Uwolnij się od perfekcjonizmu

Porzuć obawy i chęć zbawienia świata! Nikt nie wie wszystkiego, nawet te wszystkowiedzące osoby z zarządu. Jest duża szansa, że jeśli Ty nie znasz odpowiedzi na trudne pytania, nie zna ich wiele innych osób.

Pamiętaj, że przyznanie się do niewiedzy i obiecanie znalezienia odpowiedzi często budzi większy szacunek niż próba improwizowania. Ja zawsze mówię:

„Świetne pytanie. Nie mam w tej chwili pełnych danych, żeby odpowiedzieć kompleksowo. Zbiorę te informacje i odezwę się do końca tygodnia. Chcę dać Ci rzetelną odpowiedź, a nie zgadywać.”

7. Zarządzaj swoim czasem i komfortem

Nie ma niczego złego w przesunięciu spotkania na inny termin, dopytaniu o szczegóły i oczekiwane rezultaty. Daj sobie czas na lepsze przygotowanie, jeśli tego potrzebujesz.

Jeśli czujesz, że nie jesteś gotowy na spotkanie, możesz zaproponować:

„Widzę, że spotkanie o strategii EB zaplanowane na jutro wymaga głębszego przygotowania, żeby było naprawdę wartościowe. Przesuńmy je proszę o 2-3 dni. Przygotuję wtedy bardziej konkretną analizę zamiast wstępnych przemyśleń.”

Przykład z życia (a takich mam mnóstwo!)

Niedawno jeden z moich klientów – dyrektor HR w dużej firmie – został nagle wezwany do przedstawienia strategii employer brandingowej na spotkaniu zarządu. Miał tylko 24 godziny na przygotowanie!

Wspólnie zastosowaliśmy powyższe kroki:

1. Doprecyzowaliśmy, czego dokładnie oczekuje zarząd
2. Przygotowaliśmy listę potencjalnych pytań z odpowiedziami
3. Zaprosiliśmy na spotkanie specjalistę od rekrutacji z aktualnymi danymi
4. Przygotowaliśmy kilka pytań do zarządu o ich priorytety biznesowe
5. Jasno określiliśmy, które elementy strategii są gotowe, a które wymagają dalszej pracy
6. Skupiliśmy się na przedstawieniu tego, co wiemy, bez udawania omnibusa
7. Zaproponowaliśmy format: 30 minut prezentacji + 30 minut na pytania

Efekt? Spotkanie przebiegło gładko, zarząd docenił przejrzystość prezentacji i jasne określenie następnych kroków. Mój klient zyskał nie tylko aprobatę dla swoich działań, ale też jaśniejszy obraz oczekiwań zarządu. Win-win!

Przejmij kontrolę nad swoimi spotkaniami

Stosując te siedem kroków, możesz zamienić stresujące spotkania w okazje do budowania swojej pozycji eksperta i wartościowego partnera biznesowego.

A jak jest u Ciebie? Które z tych strategii stosujesz już w swojej pracy? A może masz własne sposoby na radzenie sobie z trudnymi spotkaniami? Daj znać w komentarzach!

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do ważnych spotkań?

Jeśli czujesz, że przydałoby Ci się indywidualne wsparcie w przygotowaniu do wymagających spotkań lub budowaniu swojej pozycji eksperta, mam coś dla Ciebie!

W ramach mojego mentoringu pomogę Ci:

• Przeanalizować Twoje konkretne wyzwania związane z komunikacją biznesową
• Przygotować się do najbliższych ważnych spotkań
• Stworzyć skuteczne strategie prezentacji i argumentacji
• Wypracować techniki budowania pewności siebie w sytuacjach stresowych

Każda sesja jest w pełni dopasowana do Twoich indywidualnych potrzeb i wyzwań.

Umów sesję mentoringową już dziś i przestań stresować się przed spotkaniami!